Jak skutecznie delegować zadania: cztery podejścia do sukcesu

Delegowanie zadań to kluczowa umiejętność każdego lidera, umożliwiająca efektywne zarządzanie zespołem i osiąganie zakładanych celów. Wyniki badań opublikowane w „MIT Sloan Management Review” podkreślają, że podstawą skutecznego delegowania jest zaufanie, zarówno do ludzi, jak i do procesu delegowania zadań. W tym artykule przyjrzymy się czterem podejściom do delegowania zadań, które pomogą zwiększyć produktywność i efektywność pracy zespołu.

Zaufanie jako fundament

Brak zaufania, niezależnie od tego, czy dotyczy osób, którym delegujemy zadania, czy samego procesu, jest główną przyczyną niepowodzeń w delegowaniu. Aby delegowanie było skuteczne, konieczne jest budowanie zaufania na obu płaszczyznach.

Cztery podejścia do delegowania

W zależności od poziomu zaufania oraz stopnia skomplikowania zadania, liderzy mogą zastosować różne strategie delegowania:

1. Niskie zaufanie, niska złożoność

W sytuacjach, gdy zaufanie jest niskie, a zadanie proste, liderzy powinni zapewnić szczegółowe instrukcje i bliskie nadzorowanie. Takie podejście ma na celu stopniowe budowanie zaufania.

2. Niskie zaufanie, wysoka złożoność

Przy złożonych zadaniach i niskim poziomie zaufania, konieczne jest poświęcenie więcej czasu na wyjaśnienie zadania, ustalenie jasnych oczekiwań i ścisłe monitorowanie postępów.

3. Wysokie zaufanie, niska złożoność

Gdy zaufanie jest wysokie, a zadanie proste, można delegować z minimalną kontrolą, skupiając się na rezultatach, a nie na procesie.

4. Wysokie zaufanie, wysoka złożoność

W scenariuszach, gdzie zarówno zaufanie, jak i złożoność zadania są wysokie, liderzy mogą delegować z dużym stopniem autonomii, zapewniając zasoby i wsparcie w razie potrzeby, pozwalając jednocześnie pracownikom niezależnie zarządzać zadaniem.

Proces i ludzie

Skuteczna delegacja zadań nie dotyczy tylko osób biorących udział w procesie, ale także samego procesu. Liderzy muszą rozumieć możliwości i ograniczenia swoich członków zespołu i odpowiednio dostosować swoje podejście do delegowania.

Praktyczne wdrożenie

• Przegląd obecnych obciążeń pracą: Przy delegowaniu nowych zadań liderzy powinni być świadomi obecnych obciążeń pracowników, aby upewnić się, że nowe zadania mogą zostać zintegrowane bez spowodowania nadmiernego obciążenia.
• Zdefiniowanie sukcesu: Jasno określ, jak wygląda sukces danej delegowanej czynności, włączając w to oczekiwane wyniki, oczekiwania i sposób mierzenia sukcesu.
• Ustalanie ról: Wyjaśnij role i odpowiedzialności zarówno lidera, jak i pracownika w procesie delegowania, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić dostępność wsparcia w razie potrzeby.

Adoptując te podejścia, liderzy mogą skuteczniej delegować zadania, budować zaufanie w obrębie swoich zespołów i zwiększać ogólną produktywność oraz efektywność.